Gizli ofis işi: biznesin təşkili və qaydaları

Bu gündən etibarən, sirr işi yalnız dövlət orqanlarının deyil, həm də dövlətin səlahiyyətləridir. Bu gün gizlilik möhürü olan sənədlər demək olar ki, hər bir böyük ticarət təşkilatıdır. Bu yazı sizə gizli sənədlərin düzgün idarə olunması haqqında hər şeyi izah edəcəkdir.

Hüququ saxlama sirri konsepsiyası

Hər hansı bir iş fəaliyyəti, gizli və ya gizli sənədlərlə əlaqəli bir şəkildə və ya hər hansı bir şəkildə, həmişə çox çətinliklər, problemlər və risklər içərisində saxlayır. Bunun səbəbi nədir? Bir çox səbəblər var ki, bunlardan bəziləri əsas sirrin təsnifatını daşıyarkən qiymətli kağızlarla işləməyin qeyri-mümkün olmasıdır.

Əvvəla, ümumiyyətlə gizli olanı müəyyənləşdirmək lazımdır. Sirr bir neçə məna daşıyır. Ən ümumi tərifi nəzərə almaq lazımdır, onda bu konsepsiya yalnız məhdud bir dairə üçün mövcud olan bir növ məlumat kimi qəbul edilməlidir. Gizli açıqlana bilməz, gizli saxlanılmalıdır. Bir qayda olaraq, sirr tezliklə itirilir və məlumat çox sayda insan üçün əlçatandır. Buna görə gizli sənədlərin idarə edilməsinin təşkil edilməsi lazımsız olur.

Təhlükəsizlik etiketi

Hal-hazırda gizlilik bir neçə əsas növə malikdir. Gizli ofis işi, ictimai işlər ilə əlaqəli bir şəkildə və ya digər bir məsələdirsə, bütün sənədlər üç əsas növə bölünür:

• Xüsusi əhəmiyyət;
• Ən çox gizli;
• Rəsmi istifadə.

Bu təsnifat "Dövlət sirləri haqqında" 21 iyul 1993-cü il tarixli xüsusi Federal qanunla müəyyənləşdirilir. Yuxarıda göstərilən vultures hər hansı nədir?

"Xüsusi əhəmiyyət" barı ən yüksək gizlilik dərəcəsini təmsil edir. Təbii ki, hər bir sənəd belə bir statusu əldə edə bilməz. Beləliklə, boynunun xüsusi əhəmiyyətə malik olması halında dövlətə və ya bir qrup insana əhəmiyyətli zərər verilə bilər. Ona görə də bu cür sənədlərin müdafiəsi düzgündür.

"Bir çox gizli" möhürü də dövlət sirri olan sənədlərə verilir. Bu cür qiymətli kağızlarla məşğul olmaqda ciddi tənzimləmə bu halda fərqli bir xüsusiyyətdir.

Kədər "xidməti istifadə" xüsusi gizli sənədləri təqdim etmir, amma onların istifadəsini əhəmiyyətli dərəcədə məhdudlaşdırır. Bu cür gizli ofis işi, kommersiya qayda olaraq qurulur.

Təsnifat qaydası

Təsnifat qaydası həmçinin Dövlət haqqında Federal Qanunla müəyyən edilir. Yuxarıda adlanan gizli. Bu sənədə əsasən, dövlətin gizli mövzusu aşağıdakılardan ibarət ola bilər:

• Hərbi sahədə məlumat;
• İqtisadiyyat, texnologiya və ya elm haqqında məlumat;
• Xarici siyasət və ya iqtisadi sahələrə dair məlumatlar;
• Qarşısınlıq, əməliyyat və istintaq hərəkətləri, antiterrorist siyasət və sair məlumatlar.

Sənədlər təsnifata necə aiddir? Qeyd etmək vacibdir ki, xüsusi səlahiyyətli ekspertlərin olmasıdır. Müəyyən keyfiyyətə malik şəxslər müəyyən qiymətli kağızların təhlükəsiz saxlanılmasının inkişaf etdirilməsində iştirak edirlər. Gizliliyin ən əlverişli təsnifatı seçilir, bununla əlaqədar daha çox iş aparılır. Əslində, gizli qeyd tutma işçiləri və menecerləri ilə böyük bir sahədir.

Gizliliyi müəyyənləşdirən sistemli prinsip

Gizlilik dərəcəsinin ən səlahiyyətli tərifi üçün mütəmadi olaraq xüsusi prinsiplər tətbiq etmək lazımdır. Daha sonra, biz sistemli prinsipi - rekord tutmada gizlilik tərifinin çox şəklində danışacağıq. O nədir?

Sistemin yanaşmasının əsas xüsusiyyəti ümumi gizlilik probleminə xüsusi diqqət yetirir. Onun əsas funksiyası iki qarşılıqlı təsir göstərən tendensiyaları qorumaqdır: bir tərəfdən mühüm məlumatların yayılmasının qarşısını almaq; Digər tərəfdən kütləvi gizliliyindən və ortaya çıxan problemlərdən qaçın.

Gizli qeydlər necə davam edir? Burada əsas iki mexanizmdir: gizlənmənin boyunlarını aşırtmaq və sadələşdirmək. Həddindən artıq istiləşmə zəruri informasiyanın mübadiləsi imkanını əhəmiyyətli dərəcədə azaldır, yoxsulluq bu prosesi bir qədər zəifləyir.

Digər prinsiplər

Gizli qeydlərin idarə edilməsi üçün digər prinsiplər və qaydalar fərqli ola bilər? Sistemli yanaşı, obyektivliyə də diqqət yetirmək lazımdır. Burada nədir? Qısa bir təsviri verdiyiniz təqdirdə belə bir səslənirsiniz: gizli sənədlərlə işləyərkən müxtəlif fikirlər və fərziyyələrlə yola çıxa bilməz. Bütün lazımi tədbirlər inkişaf etdiriləcəyi istiqamətində müəyyən qaydalar siyahısı olmalıdır.

Optimallaşdırma prinsipi gizli saxlanmanın ayrılmaz tərkib hissəsidir. Əsas nöqtəsi gizli sənədlərdəki ən az məlumatların ən yaxşı və optimal həlldir. Həddindən artıq məlumat yalnız zəruri təhlükəsizliyin səviyyəsini pozacaq.

Periodik müayinə prinsipi gizli sənədlərin daimi monitorinqidir.

Gizli sənədlərə dəyişiklik edilməsi barədə

Daha əvvəl qeyd olunduğu kimi, sənədin gizli dərəcəsi xüsusi bir məlumat siyahısına əsasən müəyyən edilir. Təsnifatdan sonra sənədlər təsnif edilir və saxlanılmasına göndərilir. Bu sənədlərə dəyişiklik etmək mümkündürmü?

Dövlət haqqında Federal Qanunu ehtiva edən gizli sənədlərin saxlanması barədə təlimat. Gizli, bir sıra obyektiv hallar və şərtləri düzəldir, buna görə sənədlər müxtəlif səviyyələrdə yenidən nəzərdən keçirilə bilər. Bununla yanaşı qeyd etmək lazımdır ki, sənədlərin gizliliyi və ya dəyişdirilməsi üçün son tarix 30 ildən çox olmamalıdır. İstisna xüsusi bir idarələrarası komissiyanın qərarıdır. Təsnifat halında olduğu kimi, təsnifləşdirmə vulturlarının aradan qaldırılması və ya azaldılması işi xüsusi, səlahiyyətli qrup şəxslər tərəfindən həyata keçirilir.

Gizli sənədlərin məhv edilməsi

Bir və ya bir gizli sənədi məhv etmək qərarı onda tətbiq edilən gizlilik təsnifatından asılıdır. Bar xüsusi əhəmiyyətə malikdirsə və ya mükəmməl gizliliyi varsa, bütün məsələlər şöbələrarası komissiya tərəfindən həll edilir. Ticarət sirri məsələsi, bir müəssisənin gizli sənədləri məsələsində xüsusi bir ekspert komissiyası və idarəçiləri dəvət etmək lazımdır. Bu təşkilati məsələlərlə məşğul olacaq və rəhbərlik icazə verməlidir.

Məhv edilmə prosesi, bir qayda olaraq, üç və ya daha çox insanın tərkibində baş verir. Kağız iş maşınları - xüsusi maşınların köməyi ilə məhv edilir. Qeydlərin saxlanılmasını təyin edən qeydiyyat formasında bir qeyd etməli olmalıdır. Həm də qeyd etmək lazımdır ki, gizli sənədlərin məhv edilməsi daxili inventarın məhvinə paralel olaraq baş verməlidir.

Gizli qeydlərin saxlanması qaydaları

Daha sonra firmaların və ya digər kommersiya strukturlarının gizli sənədləri haqqında danışacağıq. Gizli sənədlərlə işləyərkən bir neçə əsas qaydaları və tələbləri nəzərə almaq lazımdır. Ən vacib məqamları vurğulamaq lazımdır:

• Sənədlərə icazəsiz şəxslərin daxil olmasına ciddi nəzarət edilməlidir. Bu heyət haqqında. Beləliklə, təhlükəsizlik təhlükəsizlik və ya təhlükəsizlik xidməti vasitəsi ilə qurulmalıdır.
• Gizli sənədlərlə işləmək hüququ olan şəxsləri dəqiq müəyyənləşdirmək lazımdır. Buna görə, onlara xüsusi səlahiyyətlər verilməlidir.
• Gizli sənədlərlə işləmək üçün aydın təlimat (memo) hazırlanmalıdır. Bütün bundan sonrakı işlər ciddi şəkildə uyğunlaşdırılmalıdır.
• İşçilər kommersiya və sənaye sirlərini açıqlamamaq barədə razılığa gəlməlidirlər.
• Gizli sənədlərə çıxış hüququ olan şəxslər üçün daimi maddi stimullar olmalıdır. Xüsusilə, gizli qeydlərin saxlanmasına dair hər hansı bir mütəxəssis rəhbərliyin şəxsi nəzarəti altında olmalıdır.

Bunlar gizli və gizli sənədlərlə işləyərkən müşahidə edilməli olan bütün əsas qaydalardır.

Gizli sənədlər üzrə mütəxəssislərin vəzifələri

Gizli işə qəbul edilən işçilərin vəzifələri hər bir müəssisə üçün fərqlidir. Hər halda, gizli sənədlərlə işləmək üçün vahid təlimat yoxdur. Lakin gizli sənədlərlə məşğul olan hər bir işçinin yadda saxlamasının ən ümumi və ortaq nöqtələrini müəyyən etmək mümkündür. Xüsusilə, biz faktdan bəhs edirik:

• Sənədlərin saxlanması, qorunması və ya dəyişdirilməsi üçün işçi şəxsi məsuliyyət daşıyır.
• İşçi həssas, məsuliyyətli və həssas olmalıdır. Sənədlərə daxil olmaq üçün icazəsiz şəxslərin hər hansı cəhdləri dərhal dayandırılmalıdır.
• İşçi gizli sənədlərlə işləyən təlimatın təlimatlarını bilməli və təqib etməlidir.

Bundan başqa, mütəxəssisin nə üçün qadağan etdiyini göstərmək lazımdır. Bunlar:

• Hər hansı bir üçüncü tərəfin gizli məlumatına mesajlar;
• İdarəetmə olmadan sənədlərin çıxarılması, daşınması və ya dəyişdirilməsi;
• Işçinin rəhbərliyinin bir hissəsi olmayan məsələlər üzrə sənədlərlə tanış olmaq;
• İdarəetmə məlumatı olmadan sənədlərin məhv edilməsi.

Gizli sənədlərin görünməsi

Gizli sənədlərin əhatə dairəsinin necə görünməsi barədə ən ümumi məlumatları vermək lazımdır. Praktik olaraq hər hansı bir gizli ofis idarə idarəsi aşağıdakı normaları düzəldir:

• Sağ üst köşə gizlilik təsnifatıdır;
• Markanın altında - inventar nömrəsi;
• Mükəmməl gizlilik möhürü olan sənədlər yuxarı sağ küncdən qırmızı xətt olmalıdır;
• Çarşaflar nömrələnməli və yivli olmalıdır.

Təbii ki, bu cür qiymətli kağızlar üçün bir çox digər tələblər var. Ancaq yuxarıda göstərilən nöqtələr gizli sənədlərin demək olar ki, bütün növlərinə aiddir.